【Thunderbird】メールの自動振り分けのやり方について解説！

Thunderbirdのアプリには”メッセージフィルター”という「メールを自動的にフォルダに分けてくれる便利な機能」が存在しています。

この機能を使用することで特定の人とのやり取りを一つのフォルダにまとめたり、不要なメールの移動や一括削除などが可能になり、使いこなすことが出来れば非常に便利な機能だと言えます。

今回はそんなメッセージフィルター機能の使い方について解説を行っていくので、ぜひ参考にしてみてください。

Thunderbirdのメール振り分けの設定方法

STEP① メールの振り分け先になるフォルダを作る

STEP② Thunderbirdの「メッセージフィルタを管理」をクリックする

STEP③ 画面の右にある「新規作成」をクリックする

STEP④ フィルターの設定で「フィルタ名」「実行タイミング」「条件」「実行内容」の4つを決める

STEP① （事前準備）メールの振り分け先になるフォルダを作る

メール振り分けの設定を行う際は、実際にメールが振り分けられるフォルダが必要になります。あらかじめ容器を用意しておかなければメールを入れることもできないので、まずはメールの振り分け先になるフォルダを作りましょう。

Thunderbirdで新規フォルダを作る際は、上記の画像の通り「画面左端のサイドバーを右クリック」→「新しいフォルダー」から新規フォルダーの作成が可能です。フォルダ名は何でも大丈夫なので、自分にとって分かりやすい名前にしておきましょう。

STEP② Thunderbirdの「メッセージフィルタを管理」をクリックする

次にThunderbirdのアカウント画面で「メッセージフィルタを管理」という場所をクリックして、フィルターの作成・編集・削除等ができる画面を開きます。

ちなみにメッセージフィルタの管理画面は画面最上部にあるメニューバーの「ツール」→「メッセージフィルター」からでも開くことは可能です。どちらでも同じ画面が開けるので、好きな方で開いてもらって大丈夫です。

STEP③ 画面の右にある「新規」をクリックする

新しくフィルタ―を作成する場合は「新規」というボタンを押します。もしすでに作成されてたフィルターの内容を変更する場合は、変更したいフィルターを選択して「新規」ボタンの下にある「編集」ボタンをクリックします。

STEP④ フィルターの設定を入力する

STEP⑤ フィルタが表示されていれば作成完了！

先ほど開いた「メッセージフィルター」の画面に作成したフィルターが表示されていれば成功です。ここで表示されていない場合はフィルターが作れていない可能性があります。画面上部の「対象アカウント」が間違っていないか等をチェックしてみてください。

フィルターの手動実行で設定が問題ないか確かめる

もしフィルタ―の新規作成や変更を行った場合、「この設定で本当に機能するんだろうか……？」と不安に駆られる人も多いと思います。振り分けで設定した内容が正しければ問題ありませんが、もし間違っていたりすると、メールが正常に振り分けされなくなってしまいます。

こうしたフィルターの設定が正しくできているのかという不安を消すためには、「フィルターの手動実行」の機能を使用してメールが正常にフォルダーに移動しているか確認してみるのがいいでしょう。

フィルターの手動実行のやり方

フィルターの手動実行は、設定の「ツール」→「メッセージフィルター」の画面にある一番下の部分で実行することができます。やり方はシンプルで、「実行したいフィルター」と「フィルターをどのフォルダに適用するか」の2つを指定するだけです。

後者の適用するフォルダーについては、振り分けを行いたいメールが入っているフォルダーを選択するようにしましょう。

STEP① Thunderbirdの「メッセージフィルタを管理」をクリックする

STEP② 実行するフィルタと受信フォルダを選ぶ

ここで正常にフィルターが機能していれば、フィルターの条件通りにメールが振り分けられることになります。上記の「フィルターを使用するフォルダー」に適用したフォルダーの中身をのぞいてみて、無事にメールが振り分けられていたら成功です。

フィルタ―の手動実行では受信済みのメールを振り分けできる

上記のフィルターの手動実行の素晴らしいところが「過去に受信したメールの振り分けも行える」ということです。

つまり、新しくフィルタ―を作成・編集したときに正常に機能するかどうかを受信済みのメールで試せると同時に、フィルター作成前に受信したメールのフォルダ振り分けも可能ということです。

特に後者の点においては「特定の相手とのメールのやり取りを一つのフォルダにまとめたい」などというケースで役に立つと思います。これから届くメールの自動振り分けだけでなく、これまでに届いたメールも振り分けが可能なので、メールをフォルダごとに一元管理したい場合などに使うといいでしょう。

ほかにも「定期的に不必要なメールを自動削除してメールサーバーの容量を増やす」みたいな使い方もできるため、使いこなすことができれば便利になるのは間違いありません。

メール振り分けを使うときの注意点

注意点① メールのフィルタ―は上から順に機能する

Thunderbirdのメール振り分けの設定は、プログラミングと同じように「上から順番に機能する」ことになります。この仕様を理解していないと思ったように振り分け設定が機能してくれません。

例えば「届いたメールのうち『件名が〇〇のメールはAフォルダーに移動』して『それ以外のメールすべてをBフォルダーに移動』する」という設定を行う場合は「件名が〇〇のメールはAフォルダーに移動」を上に、「メールすべてをBフォルダーに移動する」を下にする必要があります。

もし上記の順番を上下反対にしてしまった場合は、件名が〇〇のメールもフォルダBに振り分けされ、フォルダAにはメールが入らなくなってしまいます。

注意点② メールの振り分け時の設定には「コピー」と「移動」の2種類がある

Thunderbirdのメッセージフィルターは「ユーザーが設定した〇〇の条件に合ったメールをフォルダーに自動で振り分ける」という機能ですが、条件に合ったメールの自動振り分けを行う際に「メッセージを移動する」か「メッセージをコピーする」かの2種類を選択できます。

両社の主な違いは「振り分け後に元フォルダのメールをどうするか？」というところにあります。詳しくは下記をご覧ください。

・メッセージを移動する：メールの振り分けを行った後に元フォルダのメールが削除される

・メッセージをコピーする：元フォルダにメールは残ったままになる

なお、Thunderbirdのデフォルトの設定では「メッセージを移動する」の設定になっていますが、個人的には「メッセージをコピーする」の設定に変えておいた方がいいと思います。

というのも、振り分け用のフォルダを間違って削除してしまったりすると「メッセージを移動する」の設定ではメールを見れなくなってしまうので、よほど必要ないメール以外はコピー設定の方を推奨します。

注意点③ 送信メールのフィルタを作る際の注意点

メール振り分けの機能を使用する際には、受信したメールだけではなく「送信したメールをフォルダ分けしたい」というケースもあると思います。その場合は「メールを送信したタイミングで振り分けの設定が機能するように設定を変更する」必要があります。

デフォルトでは振り分け設定はメール受信時にしか機能しないようになっているため、もしこの設定を変えずに振り分け設定を作ると「送信したメールが〇〇の条件に一致する場合はフォルダーAに移動する（メール受信時にこの設定は適用される）」なんていう訳の分からない設定が出来上がってしまいます。

送信メールのフォルダ分けをする場合は必ず「送信後にフィルタが適用される」ように設定しなければならないので注意が必要です。

注意点④ フィルタ作成後は手動実行のテストをしよう

この記事の上部の「フィルターの手動実行で作成した設定が問題ないか確かめる」という項目でも紹介しましたが、フィルタを新規作成or編集した場合は手動実行を行った正常に機能するかのチェックをするといいでしょう。

このテストをきちんと行っておかないと、のちのち「作ったフィルタがうまく起動しなくて大事なメールを見逃してしまった！」「本来振り分けたいフォルダと別のフォルダに入ってしまっていた！」などというトラブルが発生する可能性があります。

その後の問題を事前に回避するためにも、フィルタの作成が終わった段階で手動実行のテストを行っておくのをおすすめします。